e-Defter

E-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan yevmiye ve kebir defterlerinin elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, elektronik imzalanarak Gelir İdaresi Başkanlığı’na gönderilmesi ve Başkanlık imzalı ve onaylı beratların alınarak kaydedilmesidir.Elektronik defterlerin değişmezliği, bütünlüğü ve kaynağının doğruluğu garanti altına alınır ve ilgililer nezdinde kesin delil olarak kullanılır.

Bir firma, E-Defter uygulamasını kullanmaya başladıktan sonra içeriği Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) göndermez. Yani muhasebe kayıtları GİB’ e aktarılmaz. Bunun yerine özet olarak kabul edilen ve berat denilen bilgiler GİB’e gönderilir.
GİB tarafından belirlenen format ve standartlara uygun olarak tutulan E-Defterler, kâğıt baskıya dökülmeden kaydedilir, değişmezliği ve kaynağının güvenilirliği garanti altına alınır. Bunu da gerçek kişiler için elektronik imza, firmalar yani tüzel kişiler için de mali mühür gibi uygulamalarla sağlar.

Broşür

E-DEFTERDE MALİ MÜHÜR, E-İMZA VE ZAMAN DAMGASI KULLANIMI

Elektronik belgelerin yasal olarak geçerli olabilmeleri için firmalar, mali mühür isimli bir elektronik sertifika ve kişiler ise elektronik imza sertifikası alırlar. Bu sertifikalar, E-Defter belgelerinin yasal geçerliliğini ve veri bütünlüğünü garanti altına alır.

Şöyle ki, GİB tarafından belirlenen standartlara uygun şekilde hazırlanan E-Defterlerin geçerlilik kazanabilmesi için defter bilgileri, firma bilgileri, mali müşavir bilgileri ve vergi detaylarıyla birlikte mali mühür ile birlikte belli bir formatta GİB’ e iletilmesidir. Böylece berat dosyası GİB Portale yüklenerek GİB tarafından mühürlenmesi ve böylece yasal duruma gelmesi sağlanır.

E-Fatura uygulaması için alınan mali mührü ve elektronik imzayı E-Defter için de kullanmak mümkündür. Mükelleflerin yetki vermeleri durumunda elektronik defterler mali müşavirler veya özel entegratörler tarafından imzalanabilir.

Mükellefler de hazırladıkları E-Defterleri belirlenen süreler içerisinde GİB’ e ilettiklerini kanıtlamak için isteğe bağlı olarak zaman damgalı berat dosyası kullanabilirler. Çünkü zaman aşımı durumunda GİB tarafından E-Defter beratı göndermeme cezası uygulanabilir.

Bilindiği üzere; belirli bir verinin, belirli bir tarihte var olduğunu kanıtlamaya yarayan zaman damgası, herhangi bir E-Sözleşmenin ya da E-Belge’ nin imzalandığı, transfer edildiği, başvurusunun yapıldığı tarihi ve saati vurgulamaya ve onaylamaya yarar.

Sık Karşılaşılan Sorular

Kimler e-Defter Uygulamasına Geçiş Yapabilir?

Defterlerini elektronik ortamda oluşturmak, kaydetmek, muhafaza ve ibraz etmek isteyen gerçek ve tüzel kişi herhangi bir ciro ya da fatura miktar sınırlaması olmaksızın dilediği zaman E-Deftere geçebilir.

İki tür E-Defter kullanıcısı vardır.

Birinci tür kullanıcılar zorunluluk kapsamında E- Deftere geçiş yapan kullanıcılar. Eğer siz de devlet tarafından açıklanan yıllık ciro limitini aştıysanız, zorunlu E-Fatura mükellefi olursunuz ve takip eden sene başı itibariyle E- Deftere geçişinizi tamamlamanız gerekmektedir.

İkinci tür ise gönüllü E-Defter kullanıcısıdır.

e-Defter Uygulaması Zorunlu Mu?

E-Fatura uygulamasına gerekçesi ne olursa olsun zorunlu geçen mükellefler, E-Defter uygulaması içinde zorunludurlar. E-Fatura uygulamasına gönüllü geçen mükellefler içinse böyle bir zorunluluk yoktur.

Mevcut Mükellefler

– Yıllık cirosu 10 milyon TL üstü tüm firmalar
– Tütün, alkol, kolalı gazozların üretici ve dağıtıcıları
– EPDK lisanslı üretici ve dağıtıcı kurumlar (Elektrik üreticisi, akaryakıt dağıtıcısı vb).
– Taze sebze meyve hal tüccarları ve komisyoncuları

Yeni Mükellefler (1 Ocak 2021)

– Yıllık cirosu 5 milyon TL üstü olan tüm firmalar
– Bavul ticareti yapanlar
– İnternet ticaretine ve reklamcılığına aracılık edenler
– EPDK lisanslı kurumların bayileri (Elektrik bayileri, petrol istasyonları, tüp gaz bayileri vb).
– Tütün, alkol ve kolalı gazozların bayileri

e-Defter Ne İşe Yarar? Bize Ne Kazandırır?

Daha önceden kâğıtlara yazılan ve onay gerektiren Yevmiye ve Büyük Defter (Defteri Kebir) artık firma bünyesinde elektronik ortamda oluşturulacak ve beratı GİB tarafından onaylanacaktır. Bu sayede hem zamandan kazanılacak hem de onay ve kırtasiye giderlerinden tasarruf edilecektir.
E-Defter sürecinde E-Defter içeriği Gelirler İdaresi Başkanlığına gönderilmez. Yalnızca berat adı verilen özet bilgi Gelirler İdaresi başkanlığına gönderilir.